Work from home – cum putem fi mai productivi pe termen lung?

Contextul pandemiei de coronavirus a adus in prim plan necesitatea muncii de acasa. Astfel, chiar si persoanele care nu ar fi optat probabil niciodata pentru posibilitatea de a lucra de acasa au mers acum pe aceasta varianta. Atat angajatii, cat si companiile s-au adaptat la noul model de lucru, cu dorinta ca eficienta sa fie aceeasi ca la birou.

Asa ca daca ai optat pentru munca de acasa, unde ti-ai creat un mic birou propriu (sau doar te-ai asezat la masa din bucatarie, pentru ca e singura unde ai loc), iar laptopul este cel mai bun asistent al tau cand vine vorba de taskurile profesionale, atunci hai sa vedem cum putem fi cat mai productivi pe termen lung.

Gaseste perioada potrivita ca sa te focusezi cat mai bine

Lucrand la distanta, comunicarea intre colegi si departamente se face in special prin intermediul emailului. Daca la birou puteai rezolva mai rapid o problema apeland la un coleg din apropiere, acum lucrurile sunt mai complicate si e posibil ca volumul de emailuri trimise sa fie mult mai mare.

De aceea e ideal sa gasesti o perioada de timp din cadrul zilei in care sa pui pe pauza toate aceste comunicari, in asa fel incat sa poti fi eficient in ceea ce priveste realizarea taskurilor, in special a celor mai complicate.

Cel mai bine este sa iti stabilesti doua momente in timpul unei zile de lucru in care sa verifici emailurile si sa raspunzi la acestea. Roaga-ti colegii sa foloseasca label-ul de High Importance atunci cand un raspuns este necesar urgent, astfel incat sa nu il tii pe loc pe cel care are nevoie de ajutor pe moment.

Fara distragerea atentiei

Fiind acasa, este foarte posibil ca diverse lucruri sa iti distraga atentia. Poate fi vorba de miscarea altor persoane prin casa, de copiii care vor atentie, de un televizor care merge pe fundal si are sonorul dat tare, de vecinii care fac galagie si multe multe altele.

Incearca pe cat posibil sa minimizezi aceste distrageri. Alege o incapere in care sa lucrezi si in care sa nu intre nimeni atunci cand esti ocupat pana peste cap. Nu lasa diverse zgomote sa iti tulbure puterea de concentrare. Poarta casti cu muzica preferata, in asa fel incat sa te deconectezi mai usor de exterior. Lasa copiii in grija unei persoane de incredere, in asa fel incat sa dai un randament cat mai bun, ca si cum ai fi la biroul din sediul firmei.

Informatia comuna trebuie sa fie usor disponibila

Munca la distanta a venit cu o noua provocare: ce facem atunci cand avem nevoie de un document, de o fisa sau de un raspuns de la colegii care acum nu se mai afla in imediata apropiere?

Munca la birou alaturi de ceilalti presupunea si o mai usoara comunicare. Aveai nevoie de ceva anume, te ridicai si il intrebai pe colegul respectiv.

Acum insa, o data cu munca remote, cum putem inlocui acest lucru?

Cel mai simplu este sa existe un loc comun cu fisiere disponibile pentru toti colegii sau pentru departamentele vizate. In plus, este ideal sa se trimita o notificare ori de cate ori sunt adaugate noi fisiere si documente de interes, astfel incat angajatii sa stie ca le pot gasi acolo rapid. Bineinteles, din motive de securitate, e bine ca fiecare angajat in parte sa detina un user si o parola proprii, astfel incat sa se evite eventuale probleme ulterioare.

Stabilirea prioritatilor pe lista de zi

Multe companii obisnuiau sa realizeze in dimineata fiecarei zile un fel de „stand-up”, o scurta sedinta in care angajatii unui departament spuneau planul de taskuri pe ziua respectiva. Sau managerul venea cu prezentarea unui nou proiect, in asa fel incat sa traseze urmatoarele sarcini ale celor implicati.

Cum putem inlocui aceste sedinte? O varianta ar fi putea fi reprezentata de scurte sedinte in dimineata fiecarei zile, prin intermediul unei aplicatii de video conferinta. Fiecare in parte are posibilitatea de a pune intrebari sau de a veni cu idei pe tema discutata.

In plus, o astfel de intalnire virtuala poate economisi foarte mult timp pentru restul zilei. Nelamuririle si problemele intampinate la proiectul in cauza pot fi mai usor rezolvate in cateva minute de discutie decat prin intermediul a nenumarate emailuri.

Pune in practica toate aceste sfaturi astfel incat sa te bucuri de productivitate pe termen lung atunci cand vine vorba de munca remote de acasa. Cere si sfatul colegilor tai, astfel incat sa gasiti impreuna modalitati cat mai bune de colaborare la distanta.